Frequently Asked Questions
Hieronder kan je onze meest gestelde vragen terugvinden. Zit je toch nog met een vraag, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Een ruimte kan ons gedrag ongelofelijk beïnvloeden, hij heeft invloed op hoe we ons voelen en gedragen. En dan hebben we het over meer dan de kleur en meubels alleen: groot, klein, veel licht of net weinig, open geheel of gesloten, gevoel van privacy, uitstraling, … Een ruimte kan je dus ook echt tegenwerken en voor frustraties zorgen. Dit kan mede een oorzaak zijn voor uitval of slecht voelen binnen een organisatie.
We zijn van mening dat een optimale ruimte blijvend positieve resultaten teweegbrengt.
Dat gaat snel bij ons, gemiddeld moet je vanaf opstart rekenen op een 2 à 3 maand, afhankelijk van hoe snel we samen kunnen terugkoppelen. Geen eindeloze en uitzichtloze trajecten met andere woorden… We leggen alle data op voorhand samen vast, zodat jullie meteen weten waar jullie aan toe zijn.
Zeker, de grootte van een organisatie speelt geen rol. Kijk maar naar onze referenties.
Voor kleine organisaties onder de 15 medewerkers, kunnen we ook een workshop organiseren in plaats van een bevraging, om zo samen de puzzel voor een nieuw grondplan te leggen. Vele bedrijven en organisaties bieden deze formule aan als teambuilding activiteit. Meer info kunnen jullie terugvinden in ons aanbod.
Een architect of interieurarchitect maakt uiteraard ook een grondplan. Hiervoor zullen ze aan jullie de nodige ingrediënten opvragen: hoeveel m², hoeveel afgesloten ruimten, hoeveel werkplekken,… enz.
Maar wanneer je bouwt of verbouwt, of wanneer je huidige omgeving niet meer zo goed werkt, is het vaak lastig als onderneming om hier een correct antwoord op te geven. Laat staan dat we weten wat we over 5 à 10 jaar zullen nodig hebben. Wij vangen die schakel op, zodat je perfect aan je (interieur)architect kan briefen wat je nodig hebt. Net als een studiebureau technieken bijvoorbeeld, gaan we als studiebureau kritisch jullie organisatie en werkvloer bekijken, we onderzoeken de flow van de medewerkers, bezoekers, leveranciers,…
Daarnaast gaan we samen achterhalen wat typte ruimten jullie medewerkers nu nodig hebben om optimaal te kunnen presteren. Geen dubbel werk dus en
bijgevolg dubbele kosten, maar een grondigere analyse van jullie plan van eisen, zodat jullie 200% zeker zijn van de nieuwe te (ver)bouwen situatie! We leggen samen het fundament, want een goede start is een goede basis van alles. Het is immer zonde van tijd en geld als sommige issues nadien de kop blijven opsteken.
PS: we zijn ook interieurarchitecten 😉
Zeker, we weten dat een optimale werkomgeving bestaat uit 2 aspecten : mindset en de ruimte zelf. Uit onze bevraging kunnen we heel wat Quick wins halen voor een productievere en fijnere werkomgeving. De meeste spelen in op de mindset en gewoonten van de medewerkers. We maken het bespreekbaar en maken afspraken met elkaar. Heel erg vaak kunnen we ook een grote winst halen door kleine verschuivingen in de functies van een ruimte, waardoor (grote en/of structurele) werken niet aan de orde zijn.
Niet overtuigd? Lees hier wat Kristof Onkelinx van Vos Technics over onze samenwerking vond. Van vele architecten had hij te horen gekregen dat de
beste oplossing het strippen van de ruimte was, en met een ‘carte blanche’ starten. Dit behoorde niet tot de mogelijkheden. Wij konden een optimale omgeving ontwikkelen, binnen de bestaande contouren van het gebouw, waardoor de verbouwing tot een minimum werd beperkt.
Het is een traject dat we samen aangaan. Jullie kennen als geen ander jullie organisatie. Wij moeten deze leren kennen, dus hoe meer we over uw werking en zijn medewerkers weten, hoe beter.
Wij houden van eenvoudig, we bundelen dit voor jullie in 3 momenten:
1. een kick-off van 2 à 3u, waarin jullie ons zoveel mogelijk vertellen. We bezorgen jullie op voorhand
een vragenlijst om dit overzichtelijk te houden.
2. Daarna volgt (idealiter) een digitale bevraging van de medewerkers. Dit vraagt een 20 à 30min. van
alle medewerkers, en dus ook jullie.
3. Daarna gaan wij aan de slag, en komen we een 3 à 4 weken later terug met de presentatie van ons
advies-rapport. Ook hiervoor vragen we een 2tal uur van jullie tijd.
Dan zit ons traject er op, en is het aan jullie om met het rapport aan de slag te gaan! En als jullie willen,
ondersteunen we jullie uiteraard heel erg graag hiermee
We bundelen al onze bevindingen samen met wetenschappelijke data in een eindrapport, dat we tijdens het presentatiemoment samen doornemen. Zo nemen we stap voor stap onze redenering door en begrijpen jullie het concept dat we voorstellen.
Het rapport is geen saaie opsomming van actiepunten maar een mooi vormgegeven rapport dat alle aspecten heerlijk visueel voorstelt op plannen, met
afbeeldingen waar nodig en in heel eenvoudige taal. We krijgen steeds complimenten op onze bundel variërend van 50-80 pagina’s, waar je – al dan niet samen met ons – mee aan de slag kan.
Wat kan je in dit advies verwachten?
ANALYSE BEVRAGING MEDEWERKERS
- Een heldere analyse en rapport van de wensen en behoeften van de bevraagde medewerkers
- Een terugkoppeling van deze behoeften aan wetenschappelijke feiten, zodat prioriteiten kunnen gesteld worden in de aanpak en noden/
- Overzicht van de quick wins en aanpassingen op langere termijn voor een ‘betere’ werking, gebaseerd op oa. de resultaten uit de bevraging en wetenschappelijke feiten
- Tips & tricks om de productiviteit en efficiëntie van de werknemers te verhogen + welke elementen in de ruimte hun gedrag mee kunnen omvormen zodat de aanpassing naar een vernieuwde werkomgeving vlot kan verlopen.
ORGANIGRAM – LOS VAN EEN PLAN + TERUGKOPPELING op het huidige pand
- Een organigram van de (toekomstige) organisatie en flow intern / extern – los van pand
- Een organigram van de nodige ruimten voor een optimale werkomgeving op maat van jullie medewerkers
- Een visie voor het kantoorgebruik : waar moet het verbouwde gebouw voor dienen? Waarvoor komen werknemers naar kantoor? Hoe geven we ze de correcte ruimte voor het gewenst gedrag? Hoe stimuleren we dit gedrag door elementen in de architectuur? Welke rol heeft dit gebouw op de site? …
- Een analyse van het huidige kantoorgebouw : te behouden pluspunten, ‘probleemzones’, aandachtspunten,… in functie van de resultaten van de bevraging & de gewenste aanpassingen.
- Een vlekkenplan van het huidige kantoor met aanduiding van optimalisaties op korte en lange termijn
- Een vlekkenplan per verdieping / zone, zodat zichtbaar wordt welke afdelingen waar voorzien worden, waar mensen kunnen samenwerken, waar ze kunnen communiceren, zich concentreren, zich ontspannen en elkaar ontmoeten. Hoe de flow zit, waar de connectie zit tussen de verschillende ruimten en diensten, wat de vereisten & wensen per ruimte zijn enz.
- Een plan van noden / eisen waaraan iedere ruimte moet voldoen om het team dat erin werk optimaal te ondersteunen in hun rol.
- Een visie over de look & feel van de kantoren, de algemene sfeer en gevoel aan de hand van een moodboard (op basis van moodboard uit de bevraging van de werknemers). Deze look & feel moet jullie organisatiewaarden uitstralen en samenwerking, ontmoetingen, recuperatie en communicatie stimuleren waar nodig.
Idealiter bevragen we iedereen. Een organisatie bestaat uit een groep individuen, die allemaal andere noden en wensen hebben, en op een andere manier werken. Dienst boekhouding werkt bijvoorbeeld heel anders dan een Sales dienst. Zo weten we wat er leeft binnen jullie organisatie en hebben we ineens alle nodige info bij de hand.
Hebben jullie dit liever niet? Geen probleem, dan bespreken we een andere manier om achter de info te komen, zoals bijvoorbeeld interviews met bepaalde keypersonen, of een workshop met een aantal stakeholders enz.
Weet dat een bevraging voor een grote betrokkenheid zorgt, en daardoor aanpassingen ‘dragelijker’ maakt voor de medewerkers. Ze voelen zich gehoord, wat kan bijdragen bij het change traject. Al onze klanten beschouwen dat als een belangrijke win.
Door de openheid van de vragen en het type vragen, creëren we vooral bewustwording en betrokkenheid. Er zijn geen vragen waardoor ze later kunnen komen zeggen ‘ik had dit gevraagd en heb het niet gekregen’.
In ons rapport worden de antwoorden ook zo weergegeven, zodat ze een goede marketingtool worden binnen de organisatie. De resultaten kunnen één op één met hen gedeeld worden en verantwoorden de keuzes die jullie maken.
Bij een traject op maat kunnen interviews of een bevraging plaatsvinden. De grootte van de groep maakt hierbij niet uit.
Het traject ‘The workfloor is yours’ is gebaseerd op een workshop voor max. 12-15 deelnemers, met andere woorden voor kleinere ondernemingen. Daar gaan we met alle medewerkers samen aan de slag gedurende een teamactiviteit en maken we meteen afspraken met elkaar.
Om frustraties en het taboe van ‘je stoort me’ op onze eigen werkvloer te doorbreken, hebben we voor onszelf het ‘Mens Stoor me niet’ spel ontwikkeld. We maakten afspraken met elkaar, bespraken samen wat ons stoort of wat we niet aangenaam vinden, en door het spelbord kunnen we op ludieke wijze elkaar hierop aanspreken… Resultaat: we hebben meer respect voor elkaars focus.
In eerste instantie maakten we dit spelbord voor onszelf, maar meer en meer bedrijven en organisaties wilden dit ook. Resultaat is een spelbord die we elke maand uitdelen, waarvan intussen een 250tal organisaties met ons meespelen. Een groot succes dus!
Het doel en de spelregels van het spel je hier nalezen.
Om het ‘Mens Stoor me Niet’ spelbord maandelijks te ontvangen, kan je je hier inschrijven voor onze ‘Gestoorde mail’.
We baseren ons voor onze methodologie op data die we vinden uit neurowetenschappelijk onderzoek.
Onze manier van werken evolueert, en onze manier van omgaan met bepaalde ruimten en werkvormen dus ook… Maar de werking van onze hersenen evolueert niet. We weten vanuit de neurowetenschappen wat onze hersenen aankunnen en niet, en hoe we deze ‘tevreden’ kunnen houden zodat we optimaal kunnen
functioneren. Daardoor kunnen we ook afleiden wat voor type ruimten we nodig hebben, nu en in de toekomst. Om maar aan te tonen: onze visie en methodologie is voor of na Covid nog steeds dezelfde, en de ontwikkelde conceptplannen voor Covid 19 werken nog steeds op dit moment, ookal is onze
manier van werken serieus aangepast na de epidemie. Onze methode is dus echt futureproof.
We baseren ons op huidige data, dat kan moeilijk anders. We moeten achterhalen hoe de organisatie en zijn verschillende afdelingen nu werken. We ontwerpen echter niet in functie van 1 specifiek individu, maar de inbreng van dat individu is wel van belang om te voelen wat er leeft binnen een organisatie.
Bovendien voelen de medewerkers zich op deze manier enorm betrokken in de plannen voor verandering, waardoor dit al een eerste grote stap in het change traject kan betekenen. Samen met jullie bekijken we ook wat de wensen en visies zijn voor de komende 5 (tot 10) jaar, welke groei of krimp jullie voor ogen hebben, welke wijzigingen in uw businessplan er aan bod komen die een weerslag hebben op de werkvloer enz. Via deze weg kunnen we een conceptplan ontwikkelen die futureproof is; een visie op het gebouw waar jullie organisatie zich verder in kan ontwikkelen en optimaliseren de komende jaren.
Het Nieuwe Werken schrijft een Activity Based Architectuur voor:
- Een architectuur waar elke activiteit een plaats krijgt in de ruimte en de werknemers stimuleert om tijd- & plaatsonafhankelijk, alsook resultaatgericht te werken.
- Het doel is meer connectie, kennis wordt gedeeld met elkaar en we krijgen flexibele arbeidsrelaties.
- Door het creëren van de juiste ruimten en condities (bricks & bytes), wordt door de omgeving de werknemer gestimuleerd om zijn werkgedrag aan te passen (behaviour).
Naast deze voordelen, wordt de term Activity Based helaas té vaak herleid tot louter de integratie van flexplekken, minder werkplekken door oa. de combinatie met telewerk en een copy-paste architectuur waar ieder gebouw of verdiep voor iedere organisatie of team op eenzelfde manier wordt aangepakt.
Dat vinden wij niet goed genoeg, wij gaan een stap verder. Wij bij UPspace geloven in een Human Based Architectuur.
Naast de focus van de Activity Based architectuur ligt de focus voor ons bij het INDIVIDU en het creëren van een juiste MINDSET. Door aandacht te schenken aan alle individu’s binnen een organisatie en hun specifieke noden en wensen, kunnen we nooit hervallen in de nadelen van een Activity Based werkvloer.
Elk individu is anders en elke rol binnen een organisatie is anders. Dat vraagt per organisatie en werkvloer een andere aanpak. Bovendien heeft elk individu een BREIN. Als we bij de indeling van de ruimten rekening houden met de werking van een brein, worden werkvloeren nog efficiënter en werknemers nog productiever. We bieden tools aan om het brein te conditioneren om bijvoorbeeld focus te vinden en vast te houden, en kunnen de werknemers hierin begeleiden
Deze quote van Richard Branson zegt het voor ons allemaal : “Clients do not come first. Employees come first. If you take care of your employees, they will take care of your clients.” Een omgeving creëren waarin je medewerker het beste uit zichzelf kan halen, dat komt je organisatie alleen maar ten goede.
De investering is afhankelijk van welk traject we samen aangaan. We willen hier zo helder mogelijk in zijn, bij ons aanbod krijg je per traject een eerste idee van de investeringskost. Het blijft wel maatwerk, dus bij interesse, neem zeker vrijblijvend contact met ons op, en we bekijken samen waar we een meerwaarde voor jullie kunnen zijn, en welke investering daartegenover staat.
Wist je dat je de diensten van UPspace gedeeltelijk kan financieren met de KMO-portefeuille? Zo geniet je van 30% steun. Je kan ook bij de Vlaamse overheid een werkbaarheidscheque aanvragen om een scan te laten uitvoeren rond verschillende aspecten van werkbaarheid op het werk, voor een maximum van €10.000 subsidies.
Jo Peters, onze zaakvoerder en oprichter van UPspace, schrijft graag. Elke dinsdag krijg je van hem
een ‘Gestoorde mail’. Hij schrijft over alles wat hem boeit, wat hem overkomen is of waar hij kwaad om
is. Zijn missie? Jullie doen lachen en soms iets bijleren. Elke maand ontvangen jullie via zijn Gestoorde
mail ook het ‘Mens Stoor me Niet’ spelbord. Inschrijven kan je hier [link inschrijven].
UPspace is ontstaan vanuit Deusjevoo, dé specialist voor creatieve, stimulerende kantoorinrichting. Als interieur ontwerpbureau realiseren én bouwen ze werkruimtes waar creativiteit voluit stroomt en elke werknemer ook instant happiness ervaart. Als jullie na onze werkplekanalyse, nood hebben aan een
partner voor het ontwerpen en inrichten van jullie kantoorruimte, kunnen we hen aanbevelen.
Is dit een must? Absoluut NIET: we werkten in het verleden succesvol samen met meerdere ontwerpbureaus en architecten.
Is dit een meerwaarde? Uiteraard WEL: we zijn als geen ander op elkaar afgestemd, we spreken dezelfde taal, daarin zit een win voor jullie.
Met andere woorden : zoekt u een partij om én het fundament te leggen voor jullie kantooromgeving, én om de ‘look & feel’ ervan te ontwerpen en bouwen, dan zijn wij – Upspace- met onze ‘grote zus’ Deusjevoo een ideale combo! Dat mag, maar moet dus niet !
